public 订单系统审核要求

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 下单审核要点


首先是发票系统的审核

首先,下单之前,意味着这个单子已经成功了,有钱入账了。在给客户开发票的时候,需要注意钱收到哪个账户中,我们公司订单通常入账到KMHPROMO的账户中,系统里面开始默认的收款账户是HEAR LINE的账户,我们需要选择下。如下图

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收到客户的钱后,跟单人员或者业务员需要把入账关联好。如下图:

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订单系统审核

其次,我们申请下单了就意味着需要给供应商付钱,不论是付定金还是全额付款,在付款之前,需要把订单系统里面订单数据完善好,才能申请下单。


订单系统分组

1, 先是订单归属,业务分组和结案日期。结案日期是选择结算提成后自动帮你填写。业务分组如实填写即可

2, 发票号码自己要对应该订单填写正确,且收款状态自己也要填写清楚。

3, 汇率自动帮你截取当天谷歌的汇率

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订单系统图片


3,准备下单,付工厂钱的之前,订单系统中的4图中前面两图:

1. 美工图和工厂回签图,跟单人员务必准备好,录入到系统,以作记录,对公司和工厂都是一个保证。

2. 工厂合同签回

3. 样品图

4. 大货图

5. 当然也有特殊情况,比如大货是直接在网上买的现货,没有准确的美工图,可以截取产品图片和购买凭证信息截取进来,以作记录。

6. 产品称重图

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4, 订单编号和描述信息:

1),订单编号的命名,以如下图所示,AD表示ALL DO公司的单子,DW表示这个是哪个业务员做的单,这个是业务员Dany Wu的缩写,16040801表示的16年4月8日的第一个单子,简单明了。

2),订单描述,可以用中文描述,最好单子的特性写出来,比如数量50把,尺寸28”,方便自己查找。


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5,下面这个是成本的数据填写,其中要注意的是:

1),是否有开模费,制版费,有就要填写进去;

2),其他费用的话,通常写的是银行手续费等。

3),内陆费用和国际运费,这个大货没有生产出来,不能给出准确的数据,但是我们可以箱规重量信息自己预先估出来的,自己填写进去。

4),运输总重量,总体积,可以根据数量,箱规信息给预估出来,填下进去。目的地国家也要写。

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6,1),总成本填写完之后,需要同下面的付款申请中的数据吻合,其中预计付款时间同事们也要预估下,这样做的意图是让我们事先了解下整个订单支出的成本和时间,是否还有自己漏掉的,做好把风险降低到最小。

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2)下图中的代付成本余额必须是0:表示总成本和总支出是否相同;如果不为0的话,就说明那个数据你填错了,或者漏掉了。

3)从下图中我们也可以看出这个订单的GP和利润是多少,我们可以赚多少钱。而这个最重要的提示是所有成本都是正确的,但是一算出来,明显是亏的话,那我们还能做吗?不要因为收了客户的钱,就必须的做吗? 我们是否有把钱退还给客户的勇气,拒绝客户。

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7,下图表示的该单所参与的同事,行销人员表示该询盘是哪边来的,就填哪边;业务人员,采购人员,跟单人员和厂商开发人都要明确写出来。其中提成比率是根据角色不同,合作方式不同,相应的比率有所不同。

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7,下图中的工厂信息和银行信息,一定在下单之前和供应商确认清楚,其实在我们录入工厂管理的时候,这些数据就必须正确的。其中的采购要求我们给工厂下采购单的时候就要写明。

8,下图中的,案由分析,主管审批,备注等,表示该订单出现非常规情况,需要单独写出来,比如案由分析,GP过低,可以填写GP过低的原因,需要得到主管的审批;或者备注中比如买现货的话,没有美工图和回签图,用其他代替等。


9,至于下图所示的打样图和大货图,这个在给申请给供应商支付尾款前必须有的, 确保品质同采购单的要求一样,符合标准才能给客户付款。

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以上内容基本上就是下单申请要明白和填写的数据资料,请大家在操作订单的时候务必填写好,养成一个好习惯。

 


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